Privacyverklaring Kisp vzw

Wegens de wetgeving inzake informatieveiligheid en privacy, willen wij je informeren over de verwerkingen die wij met jouw persoonsgegevens uitvoeren, en de beleidsmaatregelen die wij nemen om deze te beschermen.

Verantwoordelijken

Het centrumbestuur, Kisp vzw, is de verwerkingsverantwoordelijke voor alle persoonsgegevens.

Binnen Kisp vzw is er een aanspreekpunt informatieveiligheid aangeduid, dat gemakkelijk te contacteren is via privacy@kisp.be.

Het aanspreekpunt informatieveiligheid en/of de directie van Kisp vzw kan voor advies en ondersteuning terecht bij de ‘data protection officer’ (DPO) van de onderwijskoepel.

Verwerkingen

Verwerkingsdoeleinden

Bij Kisp vzw verwerken wij cursistengegevens omwille van de volgende doelen:

• Cursistenrekrutering;
• Cursistenadministratie;
• Cursistenbegeleiding;
• Cursistenevaluatie;
• Externe communicatie;
• Toezicht op telecommunicatie;
• Camerabewaking.

Verwerkte cursistengegevens

Om jou in te schrijven, te begeleiden en op te volgen in de centra voor volwassenenonderwijs van Kisp vzw is het noodzakelijk dat wij de volgende gegevens verwerken:

• Identificatiegegevens (met i.h.b. voornaam en naam, rijksregisternummer, geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, nationaliteit, verblijfsdocumenten, pasfoto);
• Contactgegevens (met i.h.b. telefoonnummer(s), adresgegevens, e-mail);
• Evaluatiegegevens (met i.h.b. vrijstellingen, aanwezigheden, rapporten, deliberaties);
• Opleiding, vorming en werk (met i.h.b. opleidingsniveau, diploma, centrumloopbaan, werksituatie, werkritme);
• Financiële gegevens (met i.h.b. bankgegevens, (terug)betalingen, openstaande rekeningen, afbetalingsplan, vermindering inschrijvingsgeld)
• Functioneren (met i.h.b. gedrag, communicatie met lesgevers, medecursisten, begeleiding, opvolging, straffen, sancties, tucht, medische informatie);
• Afbeeldingen (die niet administratief gebruikt worden);
• Bewakingsbeelden.
• Andere (nummerplaat, …)

Deze gegevens kunnen, mits wettelijke grondslag, eventueel bekomen worden van de vorige onderwijsinstelling waar de cursist ingeschreven was.

Verwerkte ouder/voogd gegevens

Om een minderjarige in te schrijven, te begeleiden en op te volgen bij Kisp vzw is het noodzakelijk dat wij de volgende gegevens verwerken:

• Identificatiegegevens ouder/voogd (met i.h.b. voornaam en naam)
• Contactgegevens ouder/voogd (met i.h.b. telefoonnummer(s), e-mail);
• Financiële gegevens (met i.h.b. bankgegevens, (terug)betalingen, openstaande rekeningen, afbetalingsplan)

Ontvangers

• Het departement onderwijs is, via het DaVinci-systeem van AgoDi (agentschap voor onderwijsdiensten), een ontvanger van een deel van jouw cursistengegevens;
• Bij verificatie krijgt de onderwijsverificateur toegang tot administratieve gegevens, aanwezigheden, afwezigheidsbewijzen, … in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak;
• Bij doorlichting is het mogelijk dat een onderwijsinspecteur ook toegang vraagt tot bepaalde cursistengegevens in het kader van zijn wettelijk bepaalde taak;
• Als centrum zijn we eveneens gemachtigd door de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC) of de nieuwe Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), die vanaf 25 mei 2018 de taken van de Privacycommissie en haar sectorale comités zal overnemen, om met volgende partners persoonsgegevens uit te wisselen:
  • Huizen van het Nederlands;
  • Centra voor Basiseducatie (CBE);
  • Centra voor Volwassenenonderwijs (cvo);
  • Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn (OCMW);
  • Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDAB);
  • Handhavingsambtenaren;
  • Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen (VMSW).
• Als huurder van lokalen aan het gemeentebestuur van Lochristi kunnen persoonsgegevens uitgewisseld worden met de gemeente Lochristi indien je als cursist les volgt in de infrastructuur van gemeente (naam, geboortedatum + gemeente van je woonplaats).

Verwerkers

Bij Kisp vzw worden onderstaande platformen gebruikt bij de verwerking van cursistengegevens:

• Athenasoft ((oud-)cursistenadministratie)
• Smartschool (elektronisch leerplatform)
• Canvas (elektronisch leerplatform)
• Extranet Mediwet (medisch toezicht stagiairs)
• Vrijstellingsproeven TKO

Voorwaarden

Jouw gegevens zullen verwerkt worden zolang je bij ons ingeschreven bent, of zolang ze nodig zijn om je te begeleiden. Daarna worden ze verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd conform de geldende regelgevingen.

Indien we bepaalde gegevens langer zouden willen bewaren, dan zullen we dat melden en de expliciete toestemming ervoor vragen.

Meer informatie over de beleidsmatige aanpak inzake privacy en informatieveiligheid bij Kisp vzw kan opvragen via: privacy@kisp.be.

Rechten inzake privacy

Rechten uitoefenen

Je kan je steeds op onderstaande rechten beroepen:

• Recht op informatie: Je mag vragen welke gegevens van jou verwerkt worden en wie er toegang toe heeft (zie ook verwijzing in § 2.6), waarom het centrum die persoonsgegevens nodig heeft of gebruikt en hoe lang ze bewaard worden;
• Recht op inzage: Je mag steeds de gegevens die het centrum van je heeft, inkijken a.d.h.v. een kopie;
• Recht op verbetering: Indien je fouten in je gegevens vindt, mag je vragen om dit aan te passen. Je kan ook aanvullingen toevoegen aan jouw gegevens;
• Recht op gegevenswissing: Je kan vragen dat gegevens, die niet (meer) strikt noodzakelijk zijn voor het centrum, permanent en volledig verwijderd worden;
• Recht op beperking van de verwerking: Indien je bezwaar hebt (zie verder) tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan je vragen om deze verwerking te stoppen;
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: Indien je bepaalde gegevens wenst over te dragen naar een nieuwe onderwijsinstelling of andere werkgever, dan faciliteert het centrum dit (in de mate van het mogelijke);
• Recht van bezwaar: Indien je niet akkoord bent met de grondslag van een verwerking of met de manier waarop bepaalde gegevens van jou verwerkt worden, kan je je hiertegen verzetten;
• Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming: Wanneer het centrum algoritmes gebruikt om, zonder tussenkomst van mensen, bepaalde gevolgen te trekken uit (een deel van) uw gegevens (zie § 3.3), dan kan je je hiertegen verzetten;
• Recht om zijn/haar toestemming in te trekken: Indien men je voor bepaalde verwerkingen de toestemming gevraagd heeft, kan je te allen tijde kiezen om deze niet meer te verstrekken.

Voor meer uitleg over of om je op een van deze rechten te beroepen, gelieve je intern te richten tot privacy@kisp.be. Bij eventuele disputen of twijfel, kan je je ook wenden tot de toezichthoudende autoriteit inzake privacy en de verwerking van persoonsgegevens: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

Gerechtvaardigd belang

Een aantal verwerkingen hebben een ‘gerechtvaardigd belang’ als grondslag:

• Toezicht op telecommunicatie;
• De in § 2.4 vermelde doorgifte van jouw gegevens aan onderwijsinspectie en verificatie.

Geautomatiseerde besluitvorming

Bij Kisp vzw worden cursisten niet onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming.

Al of niet  verstrekken van gegevens

De in § 2.2 en § 2.3 vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om de inschrijving op de centra van Kisp vzw te kunnen starten. Met uitzondering van:

• Rijksregisternummer^[1];
• Medische informatie^[2];
• Afbeeldingen (voor externe communicatie).